Auch bei einer Versendung auf dem Postweg ist die rechtzeitige Absendung einer Betriebskostenabrechnung nicht zur Wahrung der in § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB geregelten Abrechnungsfrist von einem Jahr geeignet. Vielmehr muss die Abrechnung dem Mieter noch innerhalb der Frist zugegangen sein. Ferner ist der zur Post gegebene Brief kein Anscheinsbeweis für den Zugang der Sendung. Die Geltendmachung der Nachforderung wäre gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB nur dann nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hätte. Diese Voraussetzung ist aber nicht erfüllt. Für das Vertretenmüssen im Sinne von § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB gilt die Vorschrift des § 278 BGB, sodass der Vermieter auch ein Fehlverhalten seiner Erfüllungsgehilfen zu vertreten hat

Hier war die Post als Erfüllungsgehilfin der Beklagten für die Zusendung der Abrechnung anzusehen. Entgegen der Ansicht der Beklagten ist § 278 BGB nicht einschränkend anzuwenden und der in § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB geregelte Ausnahmefall nicht generell anzunehmen, wenn auf dem Postweg für den Vermieter unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen oder Postverluste aufgetreten sind. Dies liefe im Ergebnis darauf hinaus, dass im Hinblick auf den Ausschluss von Nachforderungen in allen Fällen des Postversands – abgesehen von Ausnahmesituationen (z. B. Poststreik) – doch die rechtzeitige Absendung der Abrechnung zur Fristwahrung genügen würde. Dies widerspräche jedoch der ausdrücklichen Regelungsabsicht des Gesetzgebers. Es hängt vielmehr von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, ob eine verzögerte Postzustellung oder ein Verlust der Postsendung auf einem Verschulden der Post beruht.

-BGH, Urt. v. 21. 01.2009 – VIII ZR 107/08-